Saaremaa Vallavalitsuse privaatsuspoliitika

Kuidas säilitatakse Teie isikuandmeid?
Kuidas reageeritakse isikuandmetega seotud rikkumistele?
 

Saaremaa Vallavalitsus kohaliku omavalitsusüksusena töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Vallavalitsus töötleb isikuandmeid vaid talle lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb  isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet. Vallavalitsusus tagab sisemise töökorraldusega, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. 

Millistel juhtudel töödeldakse Teie isikuandmeid?

1. Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel

  • Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul isiku algatus selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutatakse Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.  
  • Kui vastamiseks on vajalik teha täiendavaid järelpärimisi, avaldatakse Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Kui  saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse pöördumise nimetatud asutusele ja Teid teavitatakse edastamisest.
  • Seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreeritakse eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime ei avalikustata ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid. Kui pöördumine on juriidilise isiku või asutuse nimel, tuleks Teil kasutada mitte era- vaid tööalaseid kontaktandmeid. Tööalased kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
  • Juhul, kui saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistatakse see registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
  • Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitatakse 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

2. Kaebuse/vaide esitamisel või Teie vastu esitatud kaebuse puhul

  • Kaebuse/vaide esitamisel või kui Teie peale kaevatakse, kasutatakse Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldatakse kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
  • Kui saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, edastatakse kaebus nimetatud asutusele ja Teid teavitatakse edastamisest.
  • Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
    • e-posti teel (e-kirju üldjuhul ei krüpteerita);
    • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal);
    • faksi teel (erandjuhul isiku soovil).
  • Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutatakse aadressiandmeid, mille isik on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutatakse isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.eeregistrikood@eesti.ee).
  • Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid ei avalikustata. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.
  • Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitatakse 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

3. Väärteomenetluse puhul, kui isik on menetluse osapooleks

  • Olles väärteomenetluse osapooleks, töödeldakse Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.
  • Väärteoteate esitaja andmed avaldatakse teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
  • Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
  • Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
  • Vallavalitsus on liitunud e-toimiku infosüsteemiga, mida kasutatakse väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel karistusregistrile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
  • Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Enda kohta saab tasuta küsida kõiki registriandmeid. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.
  • Seadus lubab väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kasutab vald vaid tungival vajadusel, hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamisest. Muuhulgas jätab vallavalitsus endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi juhul, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette. Vald ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

4. Külastades vallavalitsuse võrgulehti, osaledes küsitluses, registreerudes üritusele, helistades üldtelefonile 

  • Võrgulehtede külastamise andmeid töödeldakse üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.
  • Kodulehe kaudu e-vormide keskkonda sisse logimisel töödeldakse Teie isikuandmeid eesmärgiga võimaldada Teil täita vastav vorm.
  • Küsitlusel osalemisel avaldatakse andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. 
  • Üritustele registreerimisel töödeldakse Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.
  • Üldtelefonile helistamisel töödeldakse Teie isikuandmeid üksnes Teie poolt avaldatud ulatuses Teile info andmise eesmärgil. Telefonikõnesid ei salvestata.

5. Tööle kandideerimisel

  • Kandideerides tööle vallavalitsussse või valla hallatavasse asutusse, töödeldakse Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale teenistuskohale.
  • Sobivuse hindamiseks kogutakse Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
  • Eeldatakse, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et nende poole teabe saamiseks pöördutakse.
  • Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitatakse järgmistel eesmärkidel:
    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
    • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
    • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  • Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.

Millal edastatakse Teie isikuandmeid?

  • Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldatakse isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
  • Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollitakse, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
  • Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Millised on Teie õigused?

  • Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida Teie kohta on kogutud. Sellekohasele päringule vastatakse hiljemalt ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastatakse vastavalt soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peab vallavalitsus olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on vallal õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.
    Vallavalitsus keeldub Teie päringut täitmast, kui see:
    • võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
    • kahjustab riiklikku julgeolekut;
    • takistab või kahjustab süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
  • Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.
  • Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
  • Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui vallal ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.  
  • Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
  • Andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22, millega saate tutvuda siin.

Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele valla võrgulehel viidatakse (välislingid).
Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral pöörduda vallavalitsuse poole aadressil vald@saaremaavald.ee.

Fotode ja videote avaldamine 

Saaremaa valla veebilehel ja valla sotsiaalmeedia kontodel fotode ja videote avaldamisel ning vallalehes fotode avaldamisel lähtub vallavalitsus isikuandmete kaitse seadusest ja Andmekaitse Inspektsiooni juhisest (juhend kaamerate kasutamise kohta).

  • Valla veebilehel avaldatakse fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul Saaremaa valla avalikel üritustel.
  • Valla sotsiaalmeedia kontodel avaldatakse fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul Saaremaa valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel jäädvustatud materjal avalikustatakse vaid eksponeeritava isiku loal.
  • Vallalehes avaldatakse fotod informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning vaid pildistatava isiku loal.

Fotode ja videote avalikustamisel järgitakse järgmisi nõudeid:

  • avaldatakse fotod ja videod, mille on teinud Saaremaa Vallavalitsuse teenistuses olev isik või Saaremaa vallalehte väljaandva juriidilise isiku töötaja või esindaja;
  • vallavalitsus eeldab, et foto- ja/või videomaterjal, mis pärineb kolmandalt osapoolelt ja avaldatakse kokkuleppeliselt valla veebilehel või sotsiaalmeedia kontol, on hangitud seaduspäraselt ja osalistega kooskõlastatult, ega vastuta materjalis sisalduvate andmete eest.

Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Kui isik leiab, et valla veebilehel, sotsiaalmeedia kontol või vallalehes avaldatud materjali avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda vallavalitsuse poole aadressil vald@saaremaavald.ee.

Avalikud veebikaamerad

  • Saaremaa Vallavalitsus kui ametiasutus kasutab aadressile Lossi 1 paigaldatud avalikku veebikaamerat eesmärgiga jäädvustada kesklinna rekonstrueerimistööd. Kaamera on suunatud kesklinna ringile ja nähtav aadressilt http://webcam.tt.ee/player/?s=linnaremont (teenust pakub Teetormaja OÜ tel 45 20 200).
  • Vallavalitsuse hallataval territooriumil asub kuus turvakaamerat, mille salvestised avalikustamisele ei kuulu. Salvestistelt saadud andmeid avaldatakse ainult asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda menetlustoiminguteks küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus).

Kuidas säilitatakse Teie isikuandmeid?

  • Vallavalitsus lähtub põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Täpsemalt on kehtestatatud dokumentide säilitamistähtajad Saaremaa Vallavalitsuse dokumentide loetelus. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. 

Kuidas reageeritakse isikuandmetega seotud rikkumistele?

  • Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, teavitatakse rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Vald võtab kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
  • Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitatakse sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada isikul endal võtta tarvitusele vajalikud ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.