Saaremaa Vallavalitsuse andmekaitsetingimused

Millistel juhtudel me töötleme Teie isikuandmeid?
Kes Teie isikuandmeid töötleb?
Millal edastame Teie isikuandmeid?
Kuidas säilitame Teie isikuandmeid?
Millised on Teie õigused?
Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?
Fotode ja videote avaldamine 
Videovalvesüsteemi kasutamine

Saaremaa vald kui kohalik omavalitsuse üksus töötleb isikuandmeid seaduse ja nende alusel antud õigusaktidega kohalikule omavalitsusele ja tema asutusele pandud ülesannete täitmisel ja täitmiseks. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Parlamendi ja Nõukogu Määrusest (EL) 2016/679, isikuandmete kaitse seadusest, muudest andmekaitset reguleerivatest õigusaktidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

Töötleme isikuandmeid vaid meil lasuvate ülesannete täitmiseks ning seadusega lubatud ulatuses. Kohaliku omavalitsuse üksuse ülesanded, mille käigus võib vajalikuks osutuda ka isikuandmete töötlemine, tulenevad eelkõige kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse §-st 6 ja muudest õigustloovatest aktidest. Nende ülesannete täitmisel koguneb  meile isikuandmeid, sealhulgas eriliigilisi isikuandmeid. Püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu võimalikult vähe riivataks. Peame tähtsaks järgida kõiki isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning oleme võtnud kasutusele turvameetmed, et kaitsta Teie isikuandmeid  tahtmatu või volitamata töötlemise, avalikuks tuleku ja hävimise eest.

 

Käesolevad andmekaitsetingimused annavad kokkuvõtliku ülevaate isikuandmete töötlemise toimingutest. Juriidiliste isikute ja teiste asutuste andmete hoidmist need selgitused ei puuduta. Samuti ei hõlma need isikuandmete töötlemist võõrastel võrgulehtedel, millele valla võrgulehel viidatakse (välised viited).

Isikuandmete töötlemise toiminguid puudutavate küsimuste korral pöörduge meie poole aadressil vald@saaremaavald.ee.

Millistel juhtudel me töötleme Teie isikuandmeid?

1. Selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude esitamisel

  • Isikuandmete töötlemise aluseks on üldjuhul Teie enda algatus meile selgitustaotluse, märgukirja või teabenõude saatmisel. Sellisel juhul kasutame Teie isikuandmeid Teile vastamise eesmärgil.  
  • Kui vastamiseks on vajalik teha täiendavaid järelpärimisi, avaldame Teie isikuandmeid üksnes minimaalses ulatuses, mis on selle eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Kui saadetud selgitustaotlusele/märgukirjale/teabenõudele vastamine on teise asutuse pädevuses, edastame pöördumise nimetatud asutusele ja teavitame Teid vastavast edastamisest.
  • Avaliku teabe seaduse kohaselt peavad kirjavahetuse andmed olema nähtavad valla dokumendiregistri avalikus vaates, mistõttu registreerime eraisikute poolt saadetud kirjad nimetatud registris. Eraisikust kirja saatja või saaja nime me ei avalikusta ning dokumendiregistri avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisikust saatja või saaja nime initsiaalid või sõna „eraisik". Kui pöördute meie poole juriidilise isiku või asutuse nimel, tuleks Teil kasutada mitte era- vaid tööalaseid kontaktandmeid. Tööalased kontaktandmed on dokumendiregistris avalikud.
  • Juhul, kui saadetud kiri sisaldab avalikustamisele mittekuuluvaid andmeid, tunnistame selle registrisse kandmisel asutusesiseseks kasutamiseks. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust ning võimalike juurdepääsupiirangute alused on toodud avaliku teabe seaduse §-s 35.
  • Eraisikutega peetud kirjavahetust säilitame 5 aastat, misjärel kuuluvad selle tähtaja ületanud dokumendid hävitamisele.

 

2. Kaebuse/vaide esitamisel või Teie vastu esitatud kaebuse puhul

  • Kaebuse/vaide esitamisel või kui Teie peale kaevatakse, kasutame Teie isikuandmeid nimetatud asja lahendamiseks. Teisele osapoolele avaldame kaebuse/vaide esitaja isikuandmeid üksnes minimaalselt, asja lahendamiseks hädavajalikus mahus.
  • Kui saadetud kaebuse/vaide läbivaatamine on teise asutuse pädevuses, edastame kaebuse nimetatud asutusele ja teavitame Teid edastamisest.
  • Menetlusdokumentide osapooltele kättetoimetamine toimub:
    • e-posti teel (e-kirju üldjuhul ei krüpteerita);
    • posti teel liht- või tähitud kirjana (postirisk on postiteenuse osutajal ning kirja saajal).
  • Asja menetlemiseks ning dokumendi kättetoimetamiseks kasutame aadressiandmeid, mille isik on ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Samuti kasutame isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.eeregistrikood@eesti.ee).
  • Seaduse kohaselt on kaebuste/vaiete andmestik nähtav dokumendiregistri avalikus vaates, kus eraisikute andmeid ei avalikustata. Avalikus vaates on nähtavad üksnes eraisiku nime initsiaalid.
  • Kaebusi/vaideid ja sellealast kirjavahetust säilitame 5 aastat. Selle tähtaja ületanud dokumendid kuuluvad hävitamisele.

 

3. Väärteomenetluse puhul, kui Te olete menetluse osapooleks

  • Kui Te olete väärteomenetluse osapooleks, töötleme Teie isikuandmeid väärteomenetluse läbiviimise eesmärgil. Väärteomenetluse läbiviimist reguleerivad üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik ja kriminaalmenetluse seadustik.
  • Väärteoteate esitaja andmed avaldatakse teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.
  • Menetlusosalisteks on menetlusalune isik ja tema kaitsja. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras.
  • Väärteomenetluse seadustiku kohaselt ei loeta kaebuse/väärteoteate esitajat menetlusosaliseks. Materjalidega tutvumiseks peab väärteoteate esitaja esitama teabenõude, arvestades kehtestatud juurdepääsupiiranguid.
  • Kasutame e-toimiku infosüsteemi väärteomenetluste läbiviimise eesmärgil, sh andmevahetuseks teiste asutustega (nt karistuse andmete edastamisel karistusregistrile). Põhimääruse kohaselt on e-toimiku infosüsteem kinnine. Siseneda saab üksnes ID-kaardiga sisse logides. Juurdepääsuõigus on üksnes pädevatel ametiisikutel. Samuti saab menetlusosaline ise vaadata enda menetlusandmeid ning esitada ja saada kätte menetlusdokumente.
  • Jõustunud väärteootsused registreeritakse karistusregistris. Iseenda kohta saab tasuta küsida kõiki registriandmeid. Teise isiku väärteokaristuse kohta antakse küsijale teavet, kui trahvi suurus on vähemalt 50 trahviühikut või väärtegu on pandud toime korduvalt. Teise isiku kohta karistusregistri andmete küsimisel tuleb elektroonilise päringu eest maksta tasu ning paberdokumendi eest riigilõiv. Teatud isikuandmeid (aadress, kodakondsus jms) ning alaealise karistusandmeid ei väljastata. Täpsed nõuded karistusandmetele juurdepääsu kohta on karistusregistri seaduse 3. peatükis.
  • Seadus lubab meil väärteomenetlustega seotud asjaolusid avalikustada üksnes erandlikel juhtudel (väärteomenetluse seadustiku § 62). Seda õigust kasutame vaid tungival vajadusel, hoidudes asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamisest. Muuhulgas jätame endale õiguse anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi juhul, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

 

4. Külastades meie võrgulehti, osaledes küsitluses, registreerudes üritusele, helistades üldtelefonile 

  • Võrgulehtede külastamise andmeid töötleme üksnes isikustamata kujul külastusstatistika tegemiseks, et selle põhjal lehekülgi arendada ja külastajatele mugavamaks muuta.
  • Kodulehel iseteeninduskeskkonnas töötleme Teie isikuandmeid eesmärgiga võimaldada Teil kasutada vastavat e-teenust.
  • Küsitlusel osalemisel avaldame andmeid statistika tegemise eesmärgil üksnes isikustamata kujul. 
  • Üritustele registreerimisel töötleme Teie isikuandmeid üritusel osalejate nimekirja koostamiseks ja vajadusel Teiega ühenduse võtmiseks.
  • Üldtelefonile helistamisel töötleme Teie isikuandmeid üksnes Teie poolt avaldatud ulatuses Teile info andmise eesmärgil. Telefonikõnesid ei salvestata.

 

5. Tööle kandideerimisel

  • Tööle kandideerides töötleme Teie poolt avaldatud isikuandmeid, et hinnata Teie sobivust vastavale teenistuskohale.
  • Sobivuse hindamiseks kogume Teie kohta täiendavat teavet avalikest allikatest. Teil on õigus saadud teabega tutvuda ja esitada omapoolsed selgitused-vastuväited.
  • Eeldame, et kandideerimisdokumentides esitatud soovitajatele on kandideerija andnud nõusoleku enda kohta käivatele küsimustele vastamiseks, samuti on soovitajad nõustunud sellega, et me nende poole teabe saamiseks pöördume.
  • Värbamisprotsessi raames saadud dokumente säilitame järgmistel eesmärkidel:
    • värbamisprotsessis tekkivate võimalike õigusvaidluste lahendamiseks - kuni nõude aegumiseni (1 aasta);
    • paremusjärjestuses järgmisele kandidaadile ametikohale asumise ettepaneku tegemiseks (150 päeva arvates konkursi võitnud isikule ametikohale asumise ettepaneku tegemisest);
    • kandidaadi nõusolekul tulevikus korraldataval konkursil osalemise ettepaneku tegemiseks.
  • Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel.
  • Teave kandidaadi tööle võtmise või ametisse nimetamise kohta on avalik.

 

6. Lepingu täitmiseks

Kui sõlmime Teiega lepingu (nt töölepingu, käsunduslepingu vmt), töötleme Teie isikuandmeid lepingu täitmiseks vajalikus määras.

 

7. Teie algatuse või osaluseta töötleme isikuandmeid ainult siis, kus seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette.

  • Me edastame Teie isikuandmeid nendesse riiklikesse andmekogudesse, mille puhul  on meil seadusest tulenev kohustus (sh edastame Teie andmeid Maksu- ja Tolliametile maamaksu arvestusega seonduvalt, Sotsiaalkindlustusametile erinevate perehüvitistega seonduvalt või kohtule Teiega seotud menetluste raames).

Kes Teie isikuandmeid töötleb?

  • Isikuandmete vastutav töötleja on Saaremaa Vallavalitsus, kes vastutab konkreetse avaliku ülesande, juriidilise kohustuse või lepingu täitmise eest või kes on Teilt küsinud nõusoleku andmete töötlemiseks. Me tagame, et Teie isikuandmetele pääsevad ligi ja neid kasutavad vaid need töötajad ja ametnikud, kellele on selline kohustus teenistusülesannetega pandud.
  • Me võime edastada isikuandmeid töötlemiseks volitatud töötlejale (näiteks infosüsteemi pidajale), kellega meil on sõlmitud asjakohane leping. Seetõttu võime nende teenuste osutamiseks jagada Teie isikuandmeid vastavate lepingupartneritega, kuid ainult sellises ulatuses, mis on neile vajalik  teenuse osutamiseks. Volitatud töötleja on kohustatud järgima lepingus nimetatud eesmärke ja viise ning meie juhiseid.

Millal edastame Teie isikuandmeid?

  • Ametiasutustes ning omavalitsusorganite töös avaldame isikuandmeid ainult asja menetlemiseks ning menetlusega seotud isikutele minimaalselt ehk asja lahendamiseks hädavajalikus ulatuses.
  • Kui keegi soovib teabenõude korras tutvuda dokumendiga, mis on juurdepääsupiiranguga, siis kontrollime, kas küsitud dokumenti saab muutmata kujul väljastada või tuleb seda töödelda nii, et juurdepääsupiiranguga teave ei satuks kolmandate isikute valdusesse. Juurdepääsu piiramine sõltub dokumendi sisust.
  • Vaatamata juurdepääsupiirangule väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õiguslik alus seda küsida (nt uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus). Samuti edastame isikuandmeid teisele asutusele, kui andmete edastamise õigus tuleneb avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust.
  • Avaandmetena ehk kõigile vabalt ja avalikult kasutatavate masinloetavate andmetena me isikuandmeid ei esita.

Kuidas säilitame Teie isikuandmeid?

  • Isikuandmete säilitamisel lähtume põhimõttest, mille kohaselt Teie isikuandmeid töödeldakse seni, kuni see on konkreetse eesmärgi täitmiseks vajalik.
  • Täpsemalt kehtestatakse dokumentide säilitamistähtajad Saaremaa Vallavalitsuse dokumentide liigitusskeemis. Dokumente säilitatakse vastavalt sarjadele ette nähtud säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. 

Millised on Teie õigused?

  • Teil on õigus tutvuda enda isikuandmetega, mida me Teie kohta oleme kogunud. Teie sellekohasele päringule vastame hiljemalt ühe kuu jooksul. Teie kohta käivad andmed väljastame vastavalt soovile kas paberil või elektrooniliselt. Isikuandmetega tutvumiseks peame olema veendunud, et tegemist on isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Nimetatud eesmärgil on meil õigus nõuda Teie isiku tuvastamiseks vajaliku täiendava teabe esitamist.
    Me keeldume Teie päringut täitmast, kui see võib:
    • kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi;
    • kahjustada riiklikku julgeolekut;
    • takistada või kahjustada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuste täideviimist.
  • Kui Teie isikuandmete töötlemise aluseks on Teie poolt eelnevalt antud nõusolek, on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta. Selleks tuleb Teil teha meile avaldus, märkides milliste andmete töötlemise õiguse Te tagasi võtate.
  • Teil on õigus nõuda Teid puudutavate isikuandmete parandamist, kui need on muutunud või muul põhjusel ebapiisavad, puudulikud või väärad. Lisaks on Teil õigus nõuda ka mittetäielike isikuandmete täiendamist tulenevalt konkreetse töötlemise eesmärgist.
  • Teil on õigus nõuda oma isikuandmete töötlemise piiramist või kustutamist teatud kindlatel juhtudel. Eelkõige juhul, kui meil ei ole Teie isikuandmete töötlemiseks (enam) seaduslikku alust.  
  • Teil on õigus esitada igal ajal vastuväiteid meie otsuste ja tegevuse peale vaidena või pöörduda halduskohtusse. Samuti on Teil õigus pöörduda kaebusega Andmekaitse Inspektsiooni poole.
  • Teie kui andmesubjekti õigused on täpsemalt sätestatud EL määruse 2016/679 artiklites 15-22, millega saate tutvuda siin.

 

Kuidas reageerime isikuandmetega seotud rikkumistele?

  • Kui toimub isikuandmetega seotud rikkumine ja see kujutab endast tõenäolist ohtu inimese õigustele ja vabadustele, teavitame rikkumisest Andmekaitse Inspektsiooni. Võtame kasutusele meetmed, et rikkumine koheselt lahendada.
  • Kui rikkumise tulemusena tekib Teie õigustele ja vabadustele tõenäoliselt suur oht, teavitame sellest ka Teid. Teavituse eesmärk on võimaldada Teil endal võtta tarvitusele vajalikud ettevaatusabinõusid olukorra leevendamiseks.

 

Fotode ja videote avaldamine 

  • Valla veebilehel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel.
  • Valla sotsiaalmeedia kontodel avaldame fotod ja videod, mis on jäädvustatud üldjuhul valla avalikel üritustel. Muudel tingimustel jäädvustatud materjal avalikustatakse vaid jäädvustatud isiku loal.
  • Vallalehes avaldame fotod informeerimise ja avaliku huvi eesmärgil ning vaid pildistatava isiku loal.

 

Avalikul üritusel viibijal või avalikus kohas viibijal on õigus avaldada soovi enda mittejäädvustamiseks või käituda viisil, mis tagab tema mittesalvestamise. Sellist soovi ei saa avaldada isikud, kes täidavad üritusel või avalikus kohas avaliku võimu funktsiooni. Kui isik leiab, et valla veebilehel, sotsiaalmeedia kontol või vallalehes avaldatud materjali avalikustamisega on riivatud tema eraelu, on tal õigus pöörduda meie poole aadressil vald@saaremaavald.ee.

Videovalvesüsteemi kasutamine

  • Vallavalitsus paigaldab kaameraid avalikus ruumis olevatele objektidele vara valveks ja järelevalve tagamiseks. Kaamerate paigaldamisel tagatakse, et kaamerad jälgivad vaid valvatavat ala. Kaamerapilti reaalajas ei jälgita. Juurdepääs videopildile ja salvestistele on vaid volitatud isikutel. Videosalvestist vaadatakse vaid vara vastase kuriteo või avaliku korra rikkumise toimepanemisel toimepanija isiku ning toimepanemise asjaolude tuvastamiseks. Salvestist säilitatakse 30 kalendripäeva. Valvealad on tähistatud sildiga VIDEOVALVE.