Analüüsi tellimise algatanud, tänaseks abivallavanema ametist lahkunud Kristjan Tamme sõnul oli töö eesmärk saada terviklik ülevaade sellest, kuidas vald oma vara ja teenuseid juhib ning millised muudatused on vajalikud tulevikuks.
„Igapäevased tööd saavad suuresti tehtud, kuid sellest üksi ei piisa, et öelda, kas juhtimine on korras. Peame teadma, miks midagi teeme, kui palju see tegelikult maksab, kes tulemuse eest vastutab ning kas sama raha eest saaks parema tulemuse. Nendele küsimustele vastamiseks analüüsi tellisimegi,“ ütles Tamm. Tema sõnul valiti MHO analüüsi objektiks, kuna see on kõige mahukam. „Valisime analüüsi fookusesse just MHO, sest selle kaudu korraldatakse suur osa valla vara haldamisest ja teenuste osutamisest.“
Raporti keskne järeldus on, et probleem ei seisne üksikutes protsessides ega struktuuriüksustes, vaid aastate jooksul kujunenud juhtimissüsteemis. Omaniku, tellija ja täitja rollid on osaliselt segunenud, vastutus hajunud ning teenuste tegeliku maksumuse, ressursikasutuse ja tulemuste kohta puudub mitmes valdkonnas piisav ülevaade.
Analüüs soovitab etapiviisilist üleminekut mudelile, kus vallavalitsuse, MHO ja Saaremaa Halduse rollid on selgelt eristatud. Vallavalitsus määratleks eesmärgid ja prioriteedid, MHO täidaks professionaalse tellija rolli ning Saaremaa Haldus vastutaks operatiivse teenuste osutamise eest.
Raport käsitleb ka teenuste toimepidevust. Mitmes valdkonnas sõltub töökorraldus liigselt üksikute töötajate teadmistest ning käsitsi tehtavatest toimingutest. Selline korraldus muudab teenuste osutamise haavatavaks ning raskendab juhtimisotsuste tegemist.
Raporti koostaja Urmas Pau sõnul võib töötajate suur pühendumus varjata süsteemseid juhtimisprobleeme. „Kui vajalik info liigub telefonikõnede ja e-kirjadega ning jõuab kaustikust käsitsi tabelisse, võib töö tänu kohusetundlikule inimesele tehtud saada. Juhtimise ülesanne on aga tagada, et teenus oleks töökindel, info kasutatav ja asendamine võimalik. Töötaja pühendumus ei saa olla töökorralduse ainus kandetala,“ selgitas Pau.
Analüüsis soovitatakse kehtestada uus tööjaotus, määrata teenustele mõõdikud ning alustada süsteemset ülevaadet töömahust, kvaliteedist, kuludest ja ressursikasutusest. Pikemas vaates nähakse võimalust liikuda suurema iseseisvuse ja majandusliku vastutusega teenusorganisatsiooni suunas.
„Minu jaoks oli oluline, et see töö saaks tellitud ja järgmisele vastutajale jääks sisuline alus muutuste tegemiseks. Raporti valmimine on vaheetapp. Selle väärtus selgub selles, millised otsused järgnevad ja kuidas muutub valla igapäevane juhtimine,“ ütles Kristjan Tamm.
Uus abivallavanem Priit Riim ütles, et raporti avaldamisele järgnevad konkreetsed sammud. „Analüüs annab hea aluse järgmiste otsuste tegemiseks. Arutame partneritega raporti soovitused läbi ning koostame tegevusplaani, milles määrame muudatuste ulatuse, vastutajad ja ajakava.“
Majandus- ja haldusosakonna juhtimismudeli, struktuuri ja töökorralduse raport
